Porto sparen beim Mailing
Bei einer Aussendung ist das Porto oft der größte Posten – größer als Druck und Kuvertierung zusammen. Und ausgerechnet dort wird am wenigsten nachgerechnet.
Der größte Posten wird am wenigsten geprüft
Bei einer Aussendung an 5.000 Empfänger schauen die meisten sehr genau auf den Druckpreis und akzeptieren das Porto als gegeben. Dabei ist das Porto oft der größte Einzelposten – größer als Druck und Kuvertierung zusammen.
Und anders als der Papierpreis lässt es sich beeinflussen. Nicht durch Verhandeln, sondern durch Entscheidungen, die man vor dem Druck trifft.
1. Format und Gewicht: die harte Grenze
Die Portostufen sind Treppen, keine Rampe. Ein Gramm über der Grenze kostet dasselbe wie hundert Gramm darüber. Genauso beim Format: Wenige Millimeter über dem Standardbrief, und die Sendung fällt in die nächste Stufe.
Ein Format zwei Millimeter über der Grenze kostet bei 10.000 Sendungen mehr als das gesamte Layout. Deshalb der wichtigste Rat überhaupt: Beziehen Sie den Versand schon in die Gestaltung ein, nicht erst danach.
Praktisch heißt das: Bevor Papier und Umfang feststehen, rechnen wir das fertige Gewicht durch – Bogen, Beilagen, Umschlag. Manchmal reicht es, beim Papier eine Stufe leichter zu gehen, und die ganze Aussendung fällt in die günstigere Klasse.
2. Teilleistungen: Arbeit gegen Rabatt
Der Postdienstleister gewährt Nachlässe, wenn Sie ihm Arbeit abnehmen. Je weiter Sie vorsortieren, desto höher fällt der Nachlass aus:
- Vorsortierung nach Postleitgebieten – die gröbste Stufe
- Sortierung nach Leitregionen und Leitzahlen – feiner, höherer Nachlass
- Sortierung bis auf Zustellbezirke – die feinste Stufe
- Direkte Einlieferung im Briefzentrum statt Abholung
Das setzt zweierlei voraus: eine Mindestmenge und saubere Adressdaten. Beides prüfen wir vorab – wenn die Menge die Sortierstufe nicht trägt, sagen wir es, statt Aufwand zu berechnen, der sich nicht rechnet.
3. Die Adressdaten: wo das Geld wirklich verloren geht
Eine unzustellbare Sendung kostet doppelt: einmal die Produktion und einmal das Porto, für nichts. Bei 5.000 Sendungen und fünf Prozent Fehlern sind das 250 Stück – ein spürbarer Betrag.
Deshalb läuft jede Datei vor dem Druck durch die Prüfung: Dubletten, unvollständige Anschriften, Postleitzahlen, die nicht zum Ort passen, Umlaute, die beim Export zerschossen wurden. Was auffällt, bekommen Sie zurück.
Am wirksamsten ist die Pflege über mehrere Aussendungen hinweg. Rückläufer werden erfasst, die Liste bereinigt, und beim nächsten Mal sind die Fehlsendungen weg. Das ist unspektakulär und die beste Investition in der ganzen Kette.
4. Papier und Umschlag
Zwei Stellschrauben, die selten bedacht werden:
- Grammatur. Ein Brief aus 90er-Papier statt 100er spart pro Sendung wenig – bei 10.000 Sendungen bringt es die Portoklasse ins Wanken. In die richtige Richtung.
- Fenster oder Adressdruck. Ein Fensterumschlag spart den separaten Adressdruck. Dafür muss das Adressfeld im Brief exakt sitzen – dieser Millimeter gehört ins Layout, nicht in die Kuvertierung.
Was sich nicht lohnt
Der Vollständigkeit halber, weil danach gefragt wird: An der Sendungsqualität zu sparen lohnt sich nicht. Eine schlecht gefalzte Sendung, ein schiefes Adressfeld, ein Umschlag, der beim Öffnen reißt – das spart Cent und kostet den Eindruck, für den die ganze Aussendung gemacht wurde.
Der praktische Weg
Schicken Sie uns früh, was Sie vorhaben – idealerweise bevor das Layout steht. Wir rechnen die Portoklassen für zwei oder drei Varianten durch und sagen Ihnen, welche wie viel kostet. Diese halbe Stunde am Anfang ist regelmäßig die lohnendste der ganzen Aktion.